ALTERNANCE - Assistant Administratif H/F

 

 

ALTERNANCE - Assistant Administratif H/F

Informations Générales

AGL (Africa Global Logistics) est l'opérateur logistique multimodal (portuaire, logistique, maritime et ferroviaire) de référence en Afrique. L'entreprise fait désormais partie du Groupe MSC, compagnie maritime et logistique de premier plan. Grâce à son expertise développée depuis plus d'un siècle et à plus de 21 000 collaborateurs mobilisés dans 49 pays, AGL fournit à ses clients africains et mondiaux des solutions logistiques globales, sur mesure et innovantes, avec l'ambition de contribuer de façon durable aux transformations de l'Afrique. AGL est aussi présente en Haïti et au Timor.

Vous souhaitez vivre une expérience enrichissante dans un environnement international ? Avoir de l'impact dans une entreprise qui met l'Afrique au cœur de son projet ?

Rejoignez AGL, l'opérateur de logistique multimodal de référence sur le continent africain !  

Description Du Poste

Mission                      

Accompagnement des membres de la DSI sur les tâches administratives
Tenue du tableau de suivi budgétaire

Traitements des demandes d'engagements via le Sharepoint :
- Vérification par le tableau budgétaire
- Génération du n° de de bon de commande via le tableau pour sa préparation
- Rassemblement de l'ensemble des pièces pour signature via Docusign
- Insertion du bon de commande dans la base de données des contrats (AscensCare) en particulier pour les maintenances, licences, acquisitions et frais généraux une fois la signature faite par la DAF.
- Mise à jour du SharePoint (pointage des étapes réalisées) ; entre 10 à 20 demandes par semaine.

Suivi de commandes / matériels
Suivi des renouvellements de licences, maintenances, hébergement pour les pays d'Afrique (25 pays) :
- Mise en place d'un tableau de suivi
- Prise de contact avec le fournisseur pour les demandes de devis et factures pro-forma pour envoi aux entités
- Veillement du règlement auprès des fournisseurs par le pays

Mise à jour de la base de données contrat
Suivi de facturation avec l'outil P2P (volume de 150 factures par mois) :
- Vérification du tableau de suivi
- Vérification de leur imputation, du projet travaillé (code solution)
- Vérification de leurs justificatifs et demande de compléments auprès du manager ou du fournisseur

Facturation fournisseur partie Afrique (volume de 33 pays, 300K/an, volume 150 factures) :
- Vérification du tableau de suivi des pays africains puis relances
- Mise à jour du tableau de suivi

Aide au recensement et à la certification des fournisseur (E-attestations) :
- Relances

 

Profil

- Vous êtes de formation BAC+2 à BAC+3
- Vous faites preuve de rigueur et de pragmatisme
- Vous disposez de bonne capacité de gestion et être orienté procédure et méthodes
- Vous disposez de bonnes capacités de communication
- Vous aimez et savez travailler de façon transverse et matricielle
- Vous disposez de bonnes capacités d'analyse
- Vous faites preuve d'un grand sens de la discrétion

Compétences spécifiques :
- Maitrise d'Excel
- Notions comptables
- Gestion de contrats informatiques
- Anglais écrit