ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

	ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

Informations Générales

    AYIMAN LOGISTICS CÔTE D’IVOIRE propose des solutions de transport, de manutention de navires et de marchandises, de manutention de matériaux spécifiques, d’entreposage à valeur ajoutée sur yard, ainsi que des services logistiques intégrés entièrement dédiés au secteur de l’énergie.

Elle s’engage également à accompagner ses clients dans la gestion de leurs opérations complexes, dans le respect des normes de sécurité, tout en garantissant un niveau de service optimal.

Soucieuse du respect des réglementations ivoiriennes, AYIMAN LOGISTICS CÔTE D’IVOIRE œuvre à la promotion du contenu local, en favorisant l’emploi d’acteurs nationaux, le recours à des sous-traitants locaux, et en assurant le transfert des compétences. 

Description du poste

Description de la mission 

L'Assistant (e) de Direction a pour mission principale la gestion des courriers, des agendas et les réunions de la direction générale.

Ainsi, les activités principales sont les suivantes:

Gestion de l'agenda et des priorités:
- Gérer de manière proactive l'agenda du Directeur Général (réunions, déplacements, visioconférences, événements stratégiques) ;
- Prioriser les sollicitations internes et externes selon le niveau de criticité ;
- Veiller au respect des délais et anticiper les échéances importantes.


Appui à la gestion de l'information et communication interne:
- Filtrer et traiter les appels, courriers et courriels en assurant un suivi efficace ;
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, communications internes ;
- Assurer la diffusion des informations auprès des parties prenantes internes et externes ;
- Participer à la mise à jour de tableaux de suivi et à la gestion de bases documentaires.

Préparation et organisation des réunions:
- Organiser les réunions (logistique, convocations, ordres du jour, supports) ;
- Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus, en assurer la diffusion et le suivi des décisions ;
- Préparer les dossiers de réunions et supports de présentation à destination de la Direction Générale ou de partenaires externes.

Suivi administratif et logistique:
- Gérer les documents administratifs (contrats, notes, validations internes, visas) ;
- Suivre les validations de documents ou procédures transverses (bons de commande, factures, autorisations diverses) ;
- Organiser les déplacements professionnels (réservations, ordres de mission, notes de frais) ;
- Assurer le classement physique et numérique des dossiers.

Support aux projets et activités transverses:
- Contribuer à la coordination des projets pilotés par la Direction Générale : collecte d'informations, reporting, suivi d'indicateurs ;
- Préparer les bilans d'activité, tableaux de bord, revues périodiques ;
- Participer à l'organisation d'événements internes : séminaires, comités, accueils de délégations ;
- Être force de proposition pour améliorer les outils ou process administratifs de la direction.

Relations avec les parties prenantes:
- Faire le lien avec les autres services internes et les partenaires extérieurs ;
- Suivre certains dossiers en relation avec les autorités, fournisseurs ou partenaires stratégiques ;
- Faciliter les interactions entre la Direction Générale et les équipes opérationnelles.

 

Profil 

- Avoir un BTS Assistanat de direction ou formation équivalente
- Avoir au minimum 05 ans d'expériences professionnelles minimum dans un poste similaire
- Avoir une bonne compréhension du domaine logistique
- Avoir une bonne connaissance des techniques de gestion administratives et organisationnelles
- Avoir une bonne compréhension du domaine logistique
- Avoir une bonne connaissance des techniques de gestion administratives et organisationnelles
- Être organisé(e) et avoir le sens des priorités
- Savoir faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
- Être réactif et proactif
- Avoir d'excellentes compétences en communication