AGENT ADMINISTRATIF H/F

	AGENT ADMINISTRATIF H/F

Informations Générales

    Certifié Green Terminal, Côte d'Ivoire Terminal est un acteur de référence dans la manutention conteneurisée en Côte d'Ivoire et dans la sous-région.
Nous sommes fort d'un modèle économique innovant axé sur un code éthique solide, assurant équité et transparence pour tous.

En plus d'offrir à nos équipes un apprentissage à nos métiers, des challenges professionnels, des opportunités de carrières stimulantes, nous sommes fortement engagés dans la féminisation de nos postes.

Notre culture est bâtie autour des valeurs fondatrices que sont :
          - l'humilité ;
          - la Passion d'entreprendre ;
          - l'agilité et l'excellence ;
          - ainsi que la Solidarité

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons de nouveaux collaborateurs.

Rejoignez-nous si vous souhaitez vivre une expérience professionnelle enrichissante.

Description du poste

Description de la mission 

Assurer le soutien administratif quotidien à la Direction Technique en garantissant la bonne organisation, la traçabilité et la fiabilité des documents et informations techniques. L'agent administratif contribue à la fluidité des opérations de maintenance et à la coordination entre les équipes techniques et les fonctions support.

1. Travaux de bureautique et gestion documentaire

• Rédiger, mettre en forme et imprimer les documents techniques et administratifs (notes, rapports, fiches d'intervention).
• Classer et archiver les documents liés aux opérations de maintenance, aux équipements et aux interventions.
• Assurer la mise à jour régulière des dossiers techniques et des registres administratifs.

2. Traitement du courrier

• Réceptionner le courrier entrant destiné à la direction technique.
• Enregistrer et diffuser les courriers aux destinataires internes.
• Préparer et expédier les courriers sortants vers les autres services ou partenaires externes.
• Tenir à jour le registre de courrier pour assurer la traçabilité.

3. Saisie et suivi des Ordres de Travail (OT) dans MAXIMO
• Créer les OT dans le système de gestion de maintenance MAXIMO selon les demandes des équipes techniques.
• Mettre à jour les OT en fonction de l'avancement des interventions.
• Clôturer les OT après validation des travaux réalisés.
• Vérifier la cohérence des informations saisies et assurer leur traçabilité.

4. Suivi administratif du personnel technique
• Enregistrer les absences, permissions, congés et retards du personnel technique.
• Tenir à jour les tableaux de bord de présence et transmettre les informations au service RH.
• Assurer le suivi des pointages et des plannings d'intervention.

5. Reporting et communication

• Rendre compte régulièrement à sa hiérarchie de l'état d'avancement des tâches administratives.
• Préparer des tableaux de suivi, des synthèses ou des rapports à la demande du responsable.
• Participer à la circulation fluide de l'information entre les équipes techniques et les autres services.

6. Obligation en matière de sécurité, d'hygiène et d'environnement

• Aider à sensibiliser le personnel aux valeurs de l'Entreprise et à la Politique Qualité.
• S'impliquer activement dans le processus d'amélioration continue de la satisfaction des clients et des résultats de l'entreprise, ainsi que dans sa démarche Q-HSE.
• Respecter et faire respecter les règles de conduites relatives à l'Hygiène, à la Sécurité et à l'Environnement.
• Faire des suggestions aux équipes HSE pour l'amélioration de l'Hygiène, de la Sécurité, de la Santé et de l'Environnement.

 

Profil 

Formation académique :

- BAC+ 2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent.
- Expérience souhaitée dans un environnement technique ou industriel.
- Connaissance du secteur portuaire ou logistique est un plus.

Savoir ‐faire techniques :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (MAXIMO, SAP, etc.).
- Respect des procédures internes
- Bonne maitrise de l'anglais serait un atout

Savoir‐faire relationnels:

- Capacité à échanger efficacement avec les équipes techniques, les responsables hiérarchiques et les autres services
- Aptitude à collaborer avec les techniciens, les superviseurs et les fonctions support
- Discret et capable de faire montre de confidentialité.
- Capacité à travailler sous pression et à résoudre efficacement les problèmes.